Font-Management im Unternehmen: Beheben Sie die 7 häufigsten Probleme

Selbst wenn alle Beteiligten Wege finden, das Font-Chaos zu umschiffen, lauern eine Menge Stolperfallen, wenn es keine zuverlässige Software-Verwaltung gibt. Lassen Sie uns kurz die potenziellen Reibungspunkte betrachten, die sich aus einem zu laxen Font-Management ergeben können.

Sollte Ihnen eines der folgenden Szenarien bekannt vorkommen, ist es an der Zeit, Ihre Methode der Schriftverwaltung zu überdenken.

1. Fonts kursieren chaotisch im Unternehmen

   Einige Teams und Studios sind besser darin als andere, ihre Tools zu kennzeichnen, zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten. Anderen gelingt es nicht, eine schlüssige Systematik für die Organisation und Speicherung von Software zu entwickeln. Eine integrierte Font-Verwaltung macht die Produktion von Kommunikationsmitteln effizient und verhindert, dass Teammitglieder zu viel Zeit mit der Suche nach einer benötigten Schrift verschwenden.

   Eine Font-Verwaltung, die Funktionen wie Schriftlisten, -ordner und -tags anbietet, sorgt für Ordnung im Font-Bestand Ihres Unternehmens. Mit Hilfe von Ordnern können Sie Schriften nach Projekten, Auftraggebern, Teams oder Stilen organisieren. Ganz gleich, ob Sie ein Großunternehmen oder ein kleines Designteam sind: ein Tool zur Schriftverwaltung, das Ihre Fonts übersichtlich sortiert, wird den Designprozess spürbar beschleunigen.

2. Schriften sind nicht zentral gespeichert

   Leider ist es im Designalltag üblich, dass Fonts an den verschiedensten Orten liegen: auf dem eigenen Rechner, auf externen Festplatten und Servern oder in der Cloud. Manchmal haben Teams und Büros ihre eigene, lokal gespeicherte Schriftbibliothek, was die gemeinsame Nutzung erschwert. Manche Mitarbeiter haben spezielle Vorlieben, wenn es um das Archivieren von Fonts geht. Das kann dazu führen, dass nicht alle wissen, wo sie die gesuchten Schriften finden. Für eine effiziente Zusammenarbeit ist es allerdings erforderlich, dass alle Schriften eines Büros für alle zugänglich sind.

   Denken Sie daher über ein Font-Management nach, das Cloud-Speicher und idealerweise auch ein Single Sign-on (SSO) anbietet. Wenn eine Font-Verwaltung cloudbasiert organisiert ist, können die Schriften für bestimmte Projekte automatisch von allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens abgerufen und gemeinsam genutzt werden. Die SSO-Kompatibilität vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeiter, da die Admins nicht mehr jedes Mal Benutzergruppen und Berechtigungen aktualisieren müssen, wenn interne oder externe Kollegen zum Team stoßen.

3. Font-Lizenzen sind kompliziert

   Realistisch betrachtet werden viele der Personen, die in Ihrem Unternehmen mit Schriften arbeiten, die Lizenzbedingungen für die einzelnen Fonts nicht kennen. Das ist kein Vorwurf! Es ist nicht leicht – manchmal praktisch unmöglich –, hier den Überblick zu behalten. Es ist aber ein Problem. Denn die Unkenntnis der Lizenzbedingungen öffnet der (wahrscheinlich zwar unabsichtlichen, aber trotzdem) unzulässigen Nutzung von Schriften Tür und Tor. Geht es um Software-Lizenzen, müssen eine Menge juristischer Texte gelesen und Beschaffungsformulare ausgefüllt werden. Ein idealer Font-Manager sollte den Prozess der Schriftlizenzierung automatisieren und die rechtlichen Fragen im Hintergrund klären. Unabhängig davon, wie viele Fonts Ihr Team verwenden möchte, muss das Genehmigungsverfahren einfach sein und es muss jederzeit für alle klar sein, wofür man die verschiedenen Fonts verwenden darf und wofür nicht.

4. Die Zusammenarbeit läuft nicht intuitiv

   Wenn viele Kollegen in verschiedenen digitalen Kanälen mit Fonts arbeiten, gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen den Teams oft schwierig. Die verschiedenen Teammitglieder gestalten ihre Entwürfe häufig unabhängig voneinander und dann oft auch mit ihrer eigenen Auswahl an Fonts. Dadurch kommt die Zeit für kreatives Feedback und eine typografische Abstimmung zu kurz. Ein optimierter Schriftmanager kann diese Art des Austauschs fördern, indem er einen gleichberechtigten Zugang zu den Fonts erlaubt und die Möglichkeit bietet, Projekte mit Teammitgliedern zu teilen.

5. Das Branding ist inkonsistent

   Gerade die populären Schriften gibt es in den verschiedensten Versionen, sowohl technisch als auch ästhetisch, und nicht jeder ist immer auf dem Laufenden, welche Variante das Unternehmen nutzt. So kann es passieren, dass einige Mitarbeiter seit Jahren veraltete Font-Dateien nutzen, während andere längst auf neuere Versionen umgestiegen sind. Solche Verwechslungen führen nicht nur zu Störungen im visuellen Markenauftritt, sondern auch zu nervigen „Schrift fehlt“-Meldungen, wenn Dokumente ausgetauscht werden. Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie Fonts zentral zu Listen oder digitalen Projekten gruppieren können, damit Ihr Team sicher sein kann, stets die richtige Schrift zu nutzen.

6. Es ist umständlich, für jeden Font-Kauf OKs einholen zu müssen

   In vielen Unternehmen legt die Rechtsabteilung Wert darauf, dass die Designer vor der Verwendung eines Fonts bei den Admins um eine Genehmigung bitten. Das ist ein sicheres Verfahren, kann aber zu Unterbrechungen oder Verzögerungen beim Arbeitsablauf führen. Wenn hingegen alle verfügbaren Fonts bereits im Voraus genehmigt wurden und über einen Font-Manager zentral bereitgestellt werden, kennen alle Benutzer den aktuellen Font-Bestand, und sie müssen niemanden mehr nach einem OK fragen, was dem Team Zeit spart und die Produktivität erhöht.

7. Sie geben zu viel Geld für Fonts aus

   Der Kauf von Schriften, vor allem von Einzelschnitten, kann schnell teuer werden. Überdies schränkt eine begrenzte Auswahl die Kreativität ein, was die Originalität von Designprojekten beeinträchtigt. Eine Alternative sind Font-Abo-Dienste mit Tausenden von Schriften, die auch Tools zur Verwaltung der angebotenen Schriften enthalten, sodass alle Anforderungen an eine sichere Schriftnutzung auf einer einzigen Plattform erfüllt werden. Dadurch wird Ihr digitaler Workflow dramatisch vereinfacht, und Sie vermeiden unerwartete Kosten, die entstehen, wenn Sie mit mehreren Font-Anbietern verhandeln müssen. Mittelfristig gesehen erleichtern die fixen Kosten eines Abonnements die Budgetplanung und bieten Ihrem gesamten Unternehmen eine dauerhaft zuverlässige Lösung für die Font-Verwaltung.

Eine produktive Font-Praxis beginnt mit einem verlässlichen Werkzeug

Viele Büros sind sich der Bedeutung eines Font-Managements gar nicht bewusst – und der Probleme, die ohne ein solches auftreten können. Selbst wenn die Teams ahnen, dass der Font-Alltag verbesserungswürdig ist, kann die Identifizierung der Stolpersteine eine Menge Zeit und Nerven kosten.

Bei der Suche nach einem effizienten und integrierten Tool zur Font-Verwaltung ist einiges zu beachten. Erstens sollten Sie darauf pochen, dass ein Font-Manager netzwerkfähig ist, sodass er allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung steht. Ob Sie den Zugriff zulassen oder nicht, bleibt dabei Ihnen überlassen; aber die Option erweist sich als sehr nützlich, wenn die Teams bei größeren Projekten zusammenarbeiten.

Darüber hinaus ist die Benutzerfreundlichkeit eines solchen Tools von entscheidender Bedeutung, denn sie erhöht die Akzeptanz. Je einfacher die Arbeit mit dem Tool, desto eher wird es in den Arbeitsalltag integriert. Eine nahtlose Schriftverwaltung ist sowohl für Kreative als auch für Administratoren eine große Arbeitserleichterung.

Die gute Nachricht: Ein professionelles Schrift-Management bietet für jedes Font-Problem, das professionellen Designteams begegnet, eine Lösung. Wenn ein integriertes Tool die Benutzung aller Fonts im Hintergrund regelt, steht allen Mitarbeitern mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Job zur Verfügung. Für die Designer bedeutet das, dass sie sich um die Kreation kümmern können, anstatt sich mit bürokratischen Fragen herumzuschlagen, während sich die Administratoren auf die Aufrechterhaltung eines stabilen, produktiven Workflows für die Teams konzentrieren können.