Mala gestión de fuentes: Siete problemas habituales y cómo evitarlos.

Aunque puedes encontrar maneras de sortear estos retos, si no tienes un sistema fiable, la falta de una buena gestión tipográfica acaba generando problemas más adelante. Por eso es importante tener en cuenta las posibles complicaciones que surgen cuando no existe una estrategia tipográfica bien pensada y completa.

Si alguna de las situaciones de abajo te resulta familiar, es momento de replantearte tu enfoque de gestión de fuentes.

1. Las fuentes quedan desorganizadas.

Algunos equipos u oficinas son mejores que otros manteniendo todo etiquetado, ordenado y actualizado, mientras que otros no tienen un método formal para organizar y almacenar tipografías. Contar con un conjunto estándar de buenas prácticas de gestión tipográfica hace que crear recursos sea mucho más eficiente y evita que el equipo pierda un tiempo buscando una determinada fuente. 

Una solución de gestión que incluya funciones como listas de fuentes, carpetas y etiquetas ayuda a mantener la biblioteca tipográfica de tu organización limpia y ordenada. Además, las carpetas permiten agrupar fuentes por proyectos o por equipos. Tanto si sois una gran empresa como un equipo de diseño más pequeño, una herramienta que clasifique y ordene bien las tipografías acelerará claramente el proceso de diseño.

2. Las fuentes no se almacenan en un único lugar.

Por desgracia, es muy habitual que las fuentes no estén centralizadas. Equipos y oficinas suelen tener su propia biblioteca local, lo que dificulta compartir, y cada persona tiene sus preferencias a la hora de guardar archivos de fuentes. Pero cuando se trabaja de forma colaborativa, es fundamental que las tipografías estén disponibles para todo el mundo.

Valora gestores de fuentes que ofrezcan almacenamiento en la nube o compatibilidad con SSO (inicio de sesión único). Con almacenamiento en la nube, fuentes y proyectos pueden compartirse y estar accesibles automáticamente para toda la organización. Y la compatibilidad con SSO simplifica mucho la incorporación de nuevas personas, porque el equipo administrador deja de tener que ajustar usuarios y permisos cada vez que alguien se incorpora.

3. Las licencias tipográficas son complejas.

Muchas personas que usan tipografías en tu organización pueden encontrar las licencias difíciles de entender, lo que aumenta el riesgo de un uso indebido o de infracciones accidentales. Suele haber jerga legal y trámites de compras que completar.

Un gestor de fuentes ideal debería simplificar el proceso de licenciamiento y mostrar la información de forma clara y fácil de comprender. Así, independientemente de cuántas tipografías quiera usar el equipo, el proceso de aprobación es sencillo y queda claro qué se puede y qué no se puede hacer con cada fuente.

4. La colaboración no es intuitiva.

Cuando cada persona trabaja con tipografías en espacios digitales distintos, colaborar entre equipos se complica. A menudo, cada miembro trabaja por su cuenta con su propia selección de fuentes. Eso reduce el tiempo para recibir feedback valioso y mantener conversaciones creativas.

Un gestor de fuentes bien integrado puede fomentar esa colaboración al dar acceso equitativo a las tipografías y permitir compartir proyectos con el resto del equipo.

5. La identidad de marca no es coherente.

Las tipografías existen en distintos formatos, y no todo el mundo está al día sobre qué versión está usando la empresa. Algunas personas pueden utilizar fuentes desactualizadas, mientras que otras se pasan a versiones más nuevas. Y, como consecuencia, es fácil terminar con una marca inconsistente y una identidad visual poco cohesionada.

Busca una herramienta que permita agrupar fuentes en listas o proyectos digitales para que el equipo tenga claro qué tipografías debe usar.

6. Pedir aprobación para cada fuente es incómodo.

En muchas organizaciones es habitual solicitar aprobación antes de usar una tipografía. Aunque sea un procedimiento establecido, a menudo provoca ineficiencias e interrupciones en el flujo de trabajo.

Si las fuentes ya están preaprobadas y listas para usarse dentro de un gestor, las personas saben de antemano qué tipografías pueden o no pueden utilizar, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.

7. Estar gastando demasiado dinero en fuentes.

Adquirir fuentes, sobre todo si se hace de una en una, enseguida puede volverse caro. Por otro lado, disponer de una selección limitada puede restringir tu creatividad y hacer que los diseños se queden cortos. 

Valora servicios de suscripción tipográfica que incluyan herramientas de gestión, para cubrir todas tus necesidades en una única plataforma. Esto simplifica mucho el entorno de trabajo digital y evita costes inesperados derivados de pagar varios servicios a la vez. Con el tiempo, el coste estable de una suscripción facilita la planificación presupuestaria y ofrece una solución de gestión tipográfica fiable para toda la organización.

Una buena gestión de fuentes empieza por usar una herramienta fiable.

Muchas organizaciones ni siquiera se dan cuenta de la importancia de contar con una herramienta de gestión de fuentes y de los problemas que pueden aparecer cuando no la tienen. Y aunque tu organización sí reconozca que su gestión tipográfica es mejorable, identificar qué hay que mejorar puede ser un paso que se pasa por alto.

Al buscar una herramienta de gestión tipográfica eficiente y completa, conviene tener en cuenta varias cosas. Primero, asegúrate de que la herramienta permite dar acceso a toda la organización. Decidir si lo habilitas o no depende de ti, pero tener esa opción resulta muy útil cuando llegan proyectos más colaborativos.

Además, la facilidad de uso es clave: cuanto más sencilla sea la herramienta, más probable es que se integre en el día a día. Una gestión tipográfica fluida, tanto para creativos como para administradores, es posible.

Lo importante es recordar que hay soluciones para cada uno de los problemas habituales que provocan las malas prácticas tipográficas. Y cuando se integra un gestor de fuentes fiable, todo el mundo gana tiempo: los diseñadores pueden centrarse en crear en lugar de lidiar con ineficiencias operativas, y los administradores pueden enfocarse en mantener un flujo de trabajo estable y productivo para el equipo.