Sie verabschieden sich von Free Fonts? 5 Schritte für den Umstieg

Vielleicht expandiert Ihr Unternehmen bzw. Ihre Marke in neue Regionen und benötigt mehr Sprachunterstützung oder vielleicht sind Sie inzwischen so erfolgreich, dass der Moment naht, sich im Markt zu differenzieren und gleichzeitig die Einführung von Software im Unternehmen sorgfältiger zu organisieren? Dann ist dies ein guter Zeitpunkt, um von Free Fonts auf professionelle Schriften umzusteigen. Beachten Sie bei der Umstellung die folgenden fünf Schritte, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und die richtige Strategie für ein langfristiges Management Ihrer Fonts zu entwickeln.

Schritt 1: Ernennen Sie einen Font-Chef

Einige der profitabelsten Unternehmen der Welt haben erkannt, dass Schriften für ihren Erfolg so wichtig sind, dass es sich lohnt, ein professionelles Schrift-Management im Unternehmen einzuführen. Die Person, die für diese Rolle am besten geeignet ist, wird in jedem Unternehmen anders veranlagt sein. Wichtig ist, jemanden zu wählen, der den Schriftbedarf Ihrer Organisation versteht, der weiß, wo sich die Fonts aktuell befinden, der einen Plan zur Aktualisierung von Font-Software entwickeln kann, der die Umsetzung einer neuen Schriftpolitik leiten und der Entscheidungen rund um den Bezug von weiteren Schriften treffen kann, die in absehbarer Zukunft anstehen werden.

Schritt 2: Identifizieren Sie alle Font-Speicherorte

Fragen Sie Ihre Kreativabteilung und Ihre Partneragentur, woher sie ihre Fonts beziehen und wo sie landen. Sind die Dateien lokal gespeichert oder auf einem Server? Gibt es Markenrichtlinien für die Verwendung bestimmter Schriften in unterschiedlichen Umgebungen? Wie werden die Fonts mit Partnern oder Kunden geteilt? Wie werden sie im Web und in mobilen Anwendungen implementiert? Informieren Sie sich genau darüber, wie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen strukturiert sind, wo Fonts genutzt und wie sie geteilt werden. Wenn Sie eine Mischung aus kostenlosen und kommerziellen Schriften in Ihrer Bibliothek haben, sollten Sie unbedingt die Endbenutzer-Lizenzbedingungen (EULAs) beider Software-Arten studieren, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden.

Sie kommen in diesem Unterfangen nicht weiter oder wissen erst gar nicht, wo Sie anfangen sollen? Möglicherweise kann Ihnen die IT oder die Buchhaltung Aufzeichnungen über historische Transaktionen im Zusammenhang mit Fonts zur Verfügung stellen. Schriften enthalten auch Metadaten, die Sie zu einem Anbieter oder einem Schriftenhaus führen könnten, über das die Fonts einst bezogen wurden – und vielleicht sogar zu einer Lizenzvereinbarung.

Schritt 3: Finden Sie heraus, wie die IT-Abteilung mit Fonts umgeht

Schriften sind Software und sollten dementsprechend wie jedes andere Softwareprodukt auch behandelt werden: mit verfolgbarer Verteilung und über einen definierten Beschaffungsprozess. Finden Sie heraus, ob die IT-Abteilung einen eigenen Font-Server oder eine Font-Management-Software nutzt, ob Aufzeichnungen über die unternehmensweite Verteilung der Fonts vorliegen und ob sie über ein festgelegtes Budget oder einen Prozess für den Kauf von Schriften verfügt – oder ob die Font-Beschaffung isoliert und je nach Team erfolgt.

Schritt 4: Erstellen Sie Richtlinien für den Umgang mit Fonts

Erstellen Sie Spielregeln für die im Unternehmen verwendeten Schriften. Wenn Ihre Firma beispielsweise international tätig ist (oder dies plant), könnten Sie beschließen, dass alle von Ihnen verwendeten Fonts alle Sprachen aus den Ländern bzw. Regionen unterstützen müssen, in denen Sie tätig sind. Diese Richtlinie würde ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleisten und gleichzeitig die Anzahl der Font-Dateien limitieren, die Sie kostenpflichtig lizenzieren müssen.

Auch für die Beschaffung und Verteilung von Fonts sollten Sie Richtlinien erstellen. Dies kann so einfach sein wie der Aufbau einer Bestellumgebung für die Anschaffung und den Zugang zu neuen Fonts. Je nachdem, wie wichtig Schriften für Ihr Unternehmen sind, könnten Sie auch einen Font-Beirat einrichten, der sich aus Mitgliedern Ihrer Digital-, Druckvorstufen-, Marken-, Etikettierungs- und Werbeteams zusammensetzt, die alle zum Entscheidungsprozess beitragen. Unabhängig davon, wie Sie Ihre Font-Politik im Detail strukturieren, ein essenzieller Bestandteil ist die Erstellung einer Rahmenvereinbarung für Dienstleister. Sicherzustellen ist, dass eine bestimmte Person in Ihrem Unternehmen – vorzugsweise aus der IT-Abteilung – alle relevanten Abläufe im Blick hat, um so die Anzahl der Schnittstellen zu minimieren, über die Fonts in das Unternehmen gelangen können. Idealerweise stehen der Font-Chef und der Inhaber des Rahmendienstleistungsvertrags in engem Kontakt mit der Beschaffungs- und der Finanzabteilung, um eine saubere Buchführung über den Einkauf und die Lizenzierung zu gewährleisten.

Schritt 5: Beginnen Sie mit der kreativen Erkundung Ihres neuen Schriftbestands

Hier gibt es eine Menge zu bedenken: Wie sieht die Zukunft Ihres Unternehmens aus? In welche Regionen werden Sie expandieren und welche Sprachen werden Sie dann benötigen? Werden Sie benutzerdefinierte Elemente benötigen? Wo beabsichtigen Sie, Ihre Fonts einzusetzen: im Web, in Printmedien, Apps oder elektronischen Dokumenten? Überlegen Sie genau, was Sie heute bereits brauchen und was Sie in Zukunft benötigen könnten. Eine einfache Möglichkeit, diese Entscheidungen zu treffen und sie im gesamten Unternehmen umzusetzen, ist die Nutzung einer Font-Plattform auf Abo-Basis. Mit einer solchen cloudbasierten Schriftbibliothek können Sie Fonts unter einem Dach lizenzieren, bereitstellen und verwalten. Einige Plattformen wie z. B. Monotype Fonts verfügen über umfangreiche Tools, mit denen Sie Schriften nach Schlüsselwörtern, Stimmungen, Herstellern usw. durchsuchen können, sodass auch Nicht-Typografen leicht die richtige Schrift für ein Projekt oder eine Marke finden können.

Schritt 6: Stellen Sie den Plan vor und überarbeiten Sie ihn konstant

Sobald Ihr Font-Chef benannt ist, die Schriftrichtlinien dokumentiert sind und die kreative Erkundung begonnen hat, ist es an der Zeit, Ihre Initiative allen Schriftnutzern innerhalb und außerhalb des Unternehmens mitzuteilen. Achten Sie darauf, dass Ihr Font-Manager im Unternehmen gut bekannt ist und dass die Richtlinien für die Beschaffung und Verwendung von Schriften klar und umfassend sind. Überwachen Sie die Akzeptanz Ihrer neuen Richtlinien bei allen Anwendungsfällen. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge und überarbeiten Sie die Richtlinien gegebenenfalls. Vergessen Sie dabei nicht, die Vorteile Ihrer neuen Richtlinie für kommerzielle Schriften zu genießen: ein besseres Branding, verbesserte Benutzererfahrungen und die Gewissheit, dass Sie alles getan haben, damit Ihre Font-Software sicher verwaltet, verteilt und installiert wird.