Você está migrando das fontes gratuitas: cinco passos para fazer a mudança.

Talvez sua empresa esteja migrando para novas regiões e precise de novo suporte linguístico. Talvez você tenha crescido o suficiente para que seja hora de se diferenciar em seu mercado ou desenvolver mais rigor na introdução de software na organização. (Fontes são software!) Todos esses são excelentes motivos para mudar de fontes gratuitas para fontes de uso comercial. E ao fazer a mudança, siga essas cinco etapas para garantir uma transição tranquila e um bom plano de gerenciamento de fontes de longo prazo:

Passo 1: designe um chefe de fonte.

Algumas das empresas mais lucrativas do mundo perceberam que as fontes são importantes o suficiente para exigirem seu próprio gerente na organização. A pessoa certa para essa função será diferente em cada empresa, mas é importante escolher alguém que possa entender as necessidades de fontes da sua organização, onde as fontes estão hoje, desenvolver um plano para atualizar as fontes onde quer que elas apareçam, gerenciar a implementação de uma nova fonte política e continuar a tomar decisões relacionadas a fontes no futuro próximo.

Passo 2: identifique todos os locais de armazenamento de fontes.

Pergunte ao seu departamento de criação e às agências parceiras onde eles obtêm suas fontes. Esses arquivos de fontes são armazenados localmente ou em um servidor compartilhado? Existem diretrizes da marca sobre como usar fontes diferentes em ambientes diferentes? Como as fontes são compartilhadas com fornecedores ou clientes? Como as fontes são implementadas na web e em aplicativos móveis? Obtenha todos os detalhes sobre o que sua organização está fazendo hoje, como os fluxos de trabalho são estruturados, onde as fontes são usadas e como as fontes são compartilhadas. Se você tiver uma combinação de fontes gratuitas e de uso comercial em sua biblioteca, descubra também os detalhes de licenciamento de suas fontes de uso comercial.

Está travado ou não sabe por onde começar? Seu departamento de Contas a Pagar pode fornecer um registro do histórico de transações relacionadas a fontes. As fontes também contêm metadados que podem apontar você para um fornecedor ou fundição (e podem até direcioná-lo para o texto do contrato de licença do usuário final, ou EULA).

Passo 3: descubra como o departamento de TI lida com as fontes.

Fontes são software e devem ser tratadas como qualquer outro produto de software, com distribuição controlada e um processo de aquisição distinto. Descubra se a TI tem usado um servidor de fontes dedicado ou software de gerenciamento de fontes, tem registros de distribuição de fontes ou tem um orçamento ou processo estabelecido para compra de fontes – ou se a aquisição de fontes foi feita de forma isolada, de equipe para equipe.

Passo 4: desenvolva políticas de fontes.

Crie diretrizes sobre os tipos de fontes que você usa. Por exemplo, se sua organização for internacional (ou planeja ser), você pode decidir que cada fonte usada deve dar suporte a todos os idiomas nas regiões onde você faz negócios. Essa política garantiria uma aparência consistente e, ao mesmo tempo, minimizaria o número de compras de fontes que você precisa fazer.

Você também deve criar diretrizes sobre aquisição e distribuição de fontes. Isso poderia ser tão simples quanto criar um ambiente de solicitação de trabalho para adquirir e dar acesso a novas fontes. Dependendo da importância das fontes para o seu negócio, você pode considerar desenvolver um conselho de fontes composto por membros de suas equipes digital, de pré-impressão, de marca, de rotulagem e de publicidade, todos os quais contribuem para o processo de tomada de decisão. Não importa como você estruture sua política de fontes, uma inclusão importante é o estabelecimento de um contrato mestre de serviços. O objetivo final é garantir que alguém – de preferência alguém da área de TI – tenha visibilidade do processo, com o objetivo de minimizar o número de pontos de entrada através dos quais as fontes podem ser inseridas no negócio. Idealmente, o chefe da fonte e o proprietário do contrato de serviço principal permaneceriam em contato próximo com os departamentos de compras e finanças para manter registros organizados relativos a compras e licenciamento.

Passo 5: comece a exploração criativa de suas novas fontes comerciais.

Há muito a considerar aqui. Como será o futuro para sua empresa? Para quais regiões (e idiomas) você expandirá? Você precisará de algum elemento personalizado? Onde você planeja usar suas fontes – na web, fisicamente, em aplicativos ou em documentos eletrônicos? Pense cuidadosamente sobre o que você precisa hoje e o que precisará no futuro. Uma maneira fácil de tomar essas decisões e implementá-las em toda a organização é usar uma plataforma de assinatura de fontes. Com uma plataforma de assinatura de fontes, você pode licenciar, implantar e gerenciar fontes, tudo em um só lugar. Alguns, como a plataforma Monotype Fonts, possuem ferramentas abrangentes que permitem navegar e pesquisar fontes por palavra-chave, humor, fundição e muito mais, para que mesmo quem não é tipógrafo possa encontrar facilmente a fonte perfeita para um projeto ou marca.

Revele o plano, monitore e revise.

Depois que seu chefe de fontes for nomeado, a política de fontes documentada e a exploração criativa estiver em andamento, é hora de comunicar seu trabalho a todos dentro e fora da organização que usam fontes. Certifique-se de que seu chefe de fontes seja bem conhecido dentro da organização e que as políticas de aquisição e uso de fontes sejam claras e abrangentes. Monitore a recepção de suas novas políticas para quaisquer casos de uso ou necessidades negligenciadas e revise conforme necessário. Não se esqueça de aproveitar os benefícios de sua nova política de fontes de uso comerciais: melhor branding, melhores experiências de usuário e a tranquilidade de saber que você fez tudo o que podia para garantir que esse importante software seja gerenciado e distribuído da maneira certa.