La nube ha cambiado la forma en que las empresas deberían obtener fuentes con licencia. Te contamos por qué.

Sin embargo, la gestión de licencias de fuentes se ha mantenido intacta hasta hace poco. Ahora, las licencias de fuentes se han puesto al día y traen novedades. Si en tu organización ha cambiado la forma de crear, distribuir y editar documentos con fuentes, probablemente ha llegado el momento de actualizar la forma de gestionar las fuentes con licencia.

Fuentes con licencia para ordenador: una reliquia de otra época.

El significado de «ordenador» en el término «licencia para ordenador» es bastante literal. Las licencias para ordenador están pensadas para instalar la fuente en terminales de trabajo individuales (u ordenadores de escritorio), y para usos relacionados con la creación de materiales impresos, JPG y otros activos no digitales. Así es como se ha llevado a cabo el trabajo creativo durante décadas, con un flujo de trabajo sencillo y una gestión de licencias igual de sencilla: cada terminal de trabajo utilizado para crear contenido tenía su propia licencia para ordenador para las fuentes necesarias. Los creadores y creadoras de contenidos solían ser las únicas personas que necesitaban acceder a determinadas fuentes; por lo que era raro que las personas ajenas al departamento creativo modificaran plantillas o diseños. En muchas organizaciones esta estructura de licencias sigue en pie, aunque los flujos de trabajo hayan cambiado significativamente.

Hoy en día, muchas organizaciones han buscado mayores niveles de eficiencia y productividad mediante la adopción de sistemas de gestión de contenidos en la nube. Cada vez hay más personas equipadas con herramientas de edición que crean o editan contenido y, en muchas ocasiones, incrustan fuentes (lo sepan o no) en documentos que, después, se suben a la nube. «Incrustar» fuentes significa simplemente que el archivo de fuente se incluye en el documento, lo que garantiza que el tipo de letra se representa correctamente en cualquier ordenador. En muchos casos, esto ocurre automáticamente sin que la persona que crea el contenido lo sepa. Una vez en la nube, cualquier miembro de la organización puede acceder a estos archivos y editarlos, independientemente de cuál sea su situación con respecto a la licencia de fuente.

Es precisamente en los entornos laborales basados en la nube donde las licencias para ordenador tradicionales dejan de tener sentido. Para que la gestión de las licencias sea la adecuada con todas las fuentes utilizadas en la organización, es necesario disponer de una licencia para todas las personas que accedan al software de fuentes. En el modelo antiguo, el acceso estaba limitado al número de terminales de trabajo individuales cubiertos por la licencia para ordenador. Supervisar y gestionar el uso resultaba sencillo. Sin embargo, en este nuevo mundo basado en la nube, cualquiera que pueda acceder a los sistemas de gestión de contenido en la nube tiene acceso a las fuentes incrustadas en los documentos que allí se almacenan. Dicho de otro modo, el acceso es prácticamente ilimitado, al menos dentro de la organización. Esta discrepancia puede provocar que las empresas incurran en infracciones graves de sus contratos de licencia para ordenador.

Licencias para entornos de nube: sencillas y completas.

La mayoría de las empresas no cuentan con licencias que correspondan con un acceso generalizado a las fuentes, lo que significa que corren riesgos. Lo bueno es que, a medida que evoluciona el entorno laboral, también lo hacen las opciones para gestionar los activos digitales. La licencia para ordenador de uso empresarial es un modelo de licencia que cubre a todas las personas que tienen acceso al entorno de nube de la compañía, y permite crear y compartir documentos en la nube sin problemas en toda la empresa.

¿Debería tu organización plantearse actualizar su modelo de licencias de fuentes? Vamos a averiguarlo:

• ¿Utilizas un sistema de gestión de activos digitales o de contenidos u otras herramientas basadas en la nube para almacenar y compartir contenidos en toda la empresa?
• ¿Utilizas el inicio de sesión único (SSO) para conceder acceso a los archivos de la compañía?
• Aparte de los equipos encargados de crear contenido, ¿accede alguien más a los documentos en la nube?
• ¿Tienes documentos de tipo plantilla personalizados o localizados por equipos diferentes?

• ¿Compartes archivos con proveedores de impresión externos con fines de envasado, etiquetado y similares?

• ¿Las personas y los equipos colaboran en documentos almacenados en la nube?

Si has respondido «sí» a alguna de las preguntas anteriores, probablemente debas plantearte la posibilidad de adquirir una licencia para ordenador de uso empresarial. Cambiar a este tipo de licencia puede ayudarte con el cumplimiento de las licencias de fuentes y facilitar la creación de contenido y el intercambio de documentos en la nube para toda la organización.

Nuestra licencia para ordenador de uso empresarial se puede personalizar en función de la estructura y el tamaño de tu organización, y es incluso más rentable que adquirir una licencia para ordenador para cada puesto de trabajo. ¿Tienes alguna duda más? ¡Ponte en contacto con nuestro equipo!