Wechseln Sie problemlos zu Monotype Fonts – Unser 7-Schritte-Leitfaden

Ohne Hilfestellung kann die Einführung einer neuen Font-Verwaltung ein langwieriger Prozess sein. Mit der richtigen Vorbereitung ist es hingegen sehr einfach. Wir haben bereits Hunderten von Unternehmen dabei geholfen, ihren gesamten Schriftbestand mit dem Schrift-Abo-Service von Monotype zu verwalten. Im Laufe der Zeit haben wir den Implementierungsprozess so verfeinert, dass er vollkommen intuitiv zu handhaben und einfach umzusetzen ist. Lassen Sie uns im Folgenden gemeinsam einen Blick auf einige der Änderungen werfen, die Sie als neuer Benutzer von Monotype Fonts an Ihren Systemen vornehmen müssen. Zudem erörtern wir, mit welchen Ressourcen wir Sie dabei unterstützen, diese Änderungen vorzunehmen, ohne dabei Störungen des Geschäftsbetriebs zu verursachen.

1.   Organisation von Benutzern und Fonts für maximale Effizienz

Der Schlüssel zu einer effizienten Organisation der Schriftnutzung liegt in der Einrichtung von Benutzergruppen, die in verschiedenem Umfang Zugriff auf definierte Font-Listen haben. Wir empfehlen, dass Ihre Administratoren die Kollegen nach Arbeitsabläufen gruppieren, sodass alle, die Zugriff auf die gleiche Schriftauswahl benötigen, im gleichen Projektteam sind. Abhängig von Ihrer Organisationsstruktur kann dies bedeuten, dass Sie die User nach Kriterien wie externem Partnerstatus, Abteilung, Kampagne und/oder Marke gruppieren. Die Kategorisierung nach gemeinsamen Aufgaben, Schwerpunkten oder Abteilungen erlaubt eine effiziente Zuordnung und Freigabe von Font-Listen für entsprechend definierte Gruppen von Benutzern mit nur einem Klick. Hier finden Administratoren eine vollständige Übersicht über das Hinzufügen von Benutzern, das Erstellen von Rollen und Berechtigungen und das Einrichten von Teams.

Folgen Sie derselben Logik bei der Konfiguration von Font-Listen, indem Sie Listen erstellen, die alle Schriften für eine bestimmte Marke oder Kampagne enthalten. Eine solche Font-Liste kann von mehreren Teams gemeinsam genutzt werden. Es wird daher empfohlen, anstatt einer Vielzahl begrenzter Listen wenige, dafür aber umfassendere Listen zu erstellen. Die Gruppierung von Font-Listen mithilfe von Ordnern erleichtert die Navigation in der Schriftbibliothek und vereinfacht die Teamarbeit. Beispielsweise können Sie einen großen „Kunden“-Ordner erstellen, der Unterordner für alle Ihre Auftraggeber enthält, in denen wiederum Ordner für die einzelnen Projekte oder Kampagnen angelegt werden. Weitere Informationen zur Erstellung und Organisation von Font-Listen und -Ordnern finden Sie in diesem Leitfaden.

Wenn Sie bei der Definition Ihrer Team- und Font-Listen-Strategie Unterstützung wünschen oder die gesamte Benutzer- und Schriftverwaltung lieber von einem externen Partner außerhalb Ihres Unternehmens durchführen lassen möchten, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Seite. Buchen Sie einfach ein Support-Paket für die Schrift- und Benutzerverwaltung zu Ihrem Monotype-Fonts-Abo dazu.

2.   Das Onboarding neuer Benutzer zu Monotype Fonts

Der erste Schritt zur Gewährleistung eines effizienten Onboarding-Prozesses besteht darin, einen oder mehrere Verantwortliche zu bestimmen, der/die für das Onboarding all Ihrer Teams auf der Plattform verantwortlich sind. Wichtig ist es dabei, klar definierte Rollen zu entwickeln, welche die Zugriffsebenen widerspiegeln, die Ihr Benutzerpool haben sollte. Wenn Sie die Hausschriften etablierter Marken verwalten und nicht alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben sollten, können Sie die Zugriffsrechte neuer Benutzer auf solche Fonts beschränken. Wenn Sie Ihren kreativen Entscheidungsträgern mehr Freiheit bei der Erkundung und Auswahl neuer Schriften einräumen möchten, können Sie die Benutzereinschränkungen verringern. Hier finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten, die Ihnen bei der Definition von Rollen und Berechtigungen zur Verfügung stehen.

Wenn Ihr Unternehmen eine komplexe Rollen- und Berechtigungsstruktur benötigt oder wenn Sie aufgrund hoher Mitarbeiterfluktuation oder Teamumstrukturierungen einen regelmäßigen Onboarding-Support benötigen, empfehlen wir Ihnen unseren Onboarding- und User-Management-Service. Unser Elite-Onboarding-Support bietet unbegrenzte Onboarding-Unterstützung und den Zugriff auf einen dedizierten Customer Success Manager (CSM).

3.   Die Verwendung der Monotype-Fonts-Plattform trainieren

Wir haben ein umfangreiches Help Center mit Tipps, Tricks und Anleitungen für alle Benutzer und Administratoren eingerichtet. Dort finden Sie Informationen zum Durchstöbern von beziehungsweise zum gezielten Suchen nach Schriften, zum Synchronisieren von Schriften mit Designprogrammen, zum Hosten von Schriften, zum Einrichten von Single Sign-On (SSO) und zu vielen weiteren Themen. Für visuell Lernende gibt es Video-Tutorials.

Natürlich steht Ihnen auch unser Customer Success Team zur Verfügung. Unser Elite-Onboarding-Support umfasst einen dedizierten Customer Success Manager (CSM) und unbegrenzte Onboarding-Unterstützung für neue Benutzer.

4.    Hinzufügen von Drittanbieter-Schriften zu Monotype Fonts

Selbstverständlich können Sie alle Fonts, die nicht von Monotype, sondern von Drittanbietern stammen, zu Ihrem Font-Abo hinzufügen, sodass Sie alle Ihre Schriften zentral an einem Ort verwalten können (hier finden Sie einen Überblick über den Import und die Verwaltung von Drittanbieter-Schriften). Wir empfehlen, diese Fonts um die entsprechenden Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen (EULAs) der Drittanbieter (zusammen mit ausführlichen Kommentaren) zu ergänzen, in denen der Verwendungszweck dieser Schriften erläutert wird. Auf diese Weise wissen Ihre Administratoren, zu welchen Font-Listen Ihre Drittanbieter-Fonts hinzugefügt werden dürfen und welche Teams oder Benutzer Zugriff auf sie benötigen. Wenn Sie Unterstützung bei der Migration von Schriften benötigen, ist diese in unserem Schriften- und Benutzerverwaltungspaket enthalten.

5.   Ausmusterung und Ersetzung von Schriften

Um Ihnen eine intuitive und möglichst effiziente Schriftsuche zu ermöglichen, haben wir das Design-Know-how unseres erfahrenen Monotype Studios in unsere Suchwerkzeuge integriert. Suchen Sie nach neuen Schriften anhand von Tags, Stilen, Familien und vielem mehr, und filtern Sie die Ergebnisse nach Stil, Sprache oder Hersteller. Sie möchten eine bestimmte Schrift ausmustern, aber der Stil an sich gefällt Ihnen noch immer? Mit dem Tool „Ähnliche“ können Kreative alternative Schriften mit ähnlichem Look & Feel finden.

6.   Lernen Sie, unsere hilfreichen Font-Tools zu nutzen

Die Monotype-Fonts-Plattform bietet Ihnen Zugang zu Tools, mit denen Sie Zeit sparen und die es Ihnen erlauben, die Leistung Ihrer Website zu verbessern und Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Für alle diese Tools gibt es detaillierte Anleitungen im Help Center. Hier nur einige der beliebtesten Tools:

• Font-Subsetting: Sie möchten die Leistung Ihrer Website beschleunigen? Minimieren Sie die Dateigröße von Web-Fonts, indem Sie nicht benötigte Glyphen, Zeichensätze oder Sprachen entfernen. Stöbern Sie einfach in unserer Subsetting-Anleitung.
• SSO-Zuordnung: Um das Onboarding zu vereinfachen, können Sie Ihre Monotype-Fonts-Benutzerteams den bestehenden Active-Directory-Gruppen Ihrer Organisation zuordnen. So geht’s.
• Synchronisieren und Installieren von Schriften: Benutzer können die Monotype-Fonts-Desktop-App herunterladen, um Schriften automatisch in allen Designprogrammen zu aktivieren. Laut unserer repräsentativen Umfrage lassen sich durch den Wegfall komplizierter Font-Verwaltungsprozesse bis zu acht Stunden pro Mitarbeiter und Woche einsparen!

7.   Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen ist ein weitverbreitetes Problem für Unternehmen, die viele Fonts einsetzen. Die Monotype-Fonts-Plattform schafft diese Sorgen aus der Welt. Wir garantieren die Einhaltung der Lizenzvereinbarungen für alle Monotype-Fonts, die Sie über die Plattform erwerben und verwenden. Wenn Sie Ihre Schriften regelmäßig aktualisieren oder wenn Sie viele Schriften von Drittanbietern in die Plattform einbinden, sollten Sie unseren Marken- und Lizenzschutz-Service in Betracht ziehen. Im Rahmen dieses Services prüft unser Team vierteljährlich Ihre Schriftbibliothek, um die Einhaltung aller EULAs zu gewährleisten und Verstöße auszuschließen.

Die Monotype-Fonts-Plattform ist so konzipiert, dass alle Prozesse einfach, schlank und problemlos bleiben. Sobald Ihr Unternehmen den Onboarding-Prozess abgeschlossen hat, gehören alle Probleme rund um das Thema Schriften wie fehlende Fonts, Lizenz-Clearing oder interne Freigabeprozesse der Vergangenheit an. In unserem Help Center finden Sie eine Fülle von Informationen zu allen Aspekten der Nutzung der Plattform. Sollten Sie einmal mehr Hilfe benötigen, sind unser Support-Team und unser Studio jederzeit gerne für Sie da. Erfahren Sie mehr über Monotype Fonts.